CAPÍTULO I
LA COMUNICACIÓN
TÉCNICA
1.
Concepto
Se entiende por comunicación
técnica o científica “la presentación de hechos en forma objetiva, clara y
precisa”(Molestina, 1988).
Henn, citado por Molestina plantea como características de un buen comunicador
científico las siguientes:
·
Describir clara y correctamente un hecho
o proceso científico.
·
Construir, en forma clara y lógica un
escrito de cualquier longitud, usando los recursos normales del lenguaje.
·
Presentar en forma breve y coherente los
argumentos que tiendan a persuadir.
·
Manejar no solo negociaciones técnicas,
sino aquellas que incluyan relaciones humanas complejas.
·
Preparar acuerdos, contratos, proyectos
de investigación y otros, con precisión y la suficiente imaginación para prever
posibles contingencias.
2.
Estilo
El
buen estilo en la redacción técnica
tiene su fundamento en la corrección gramatical, aunque es claro que la sola
atención de las reglas gramaticales no conlleva en forma automática la creación
de un buen estilo. Para escribir bien se
requiere práctica, autocrítica y autocorrección. Algunas recomendaciones para que el
comunicador técnico pueda mejorar su estilo son las siguientes:
·
Escribir sobre hechos y no sobre
fantasías. Al respecto puede aplicarse
el planteamiento de Santiago Ramón y Cajal: “para
escribir un artículo científico hay que tener algo que decir, decirlo y no
decir más que eso”.
·
Evitar la escritura metafórica.
·
Ser breve.
·
Ser conciso.
·
Ser preciso.
·
Evitar el exceso de tecnicismos o
palabras rebuscadas.
·
Escribir párrafos cortos que tengan
unidad ideológica.
·
Utilizar pocos adjetivos y con
precaución.
·
Exponer un solo concepto en cada oración
·
Evitar el abuso pronombres.
2.2.
Tipos de escritos técnicos:
Para
efectos de este curso y en atención a la población a la cual va dirigido se
plantean como escritos técnicos los siguientes: manuales, catálogos,
instructivos, el informe técnico, el artículo científico y el ensayo. Sin embargo y dado que se considera de uso
frecuente en la vida universitaria y profesional la confección de cartas,
memorandos, currículos y correos electrónicos (incluso se deben escribir para
presentar informes, artículos, y otros) a manera de introducción se retoman las
características de estos, los cuales se agrupan bajo el título de correspondencia.
3.1 Correspondencia
3.1.1. La carta
La carta surge a partir de la necesidad de comunicar
por escrito un asunto a otra persona, grupo de personas o entidad gubernamental
o privada.
En
su vida universitaria y profesional usted tendrá que escribir diferentes
cartas: solicitudes de reconocimiento de materias, solicitudes a un(a) docente
para que le repita un examen que no pudo hacer por situaciones especiales,
solicitudes de cupo para un curso en el cual no pudo alcanzar matrícula,
justificación de abandono de un curso,
solicitud de empleo, de aumento salarial, etcétera.
Al redactar una carta debe tener presente que el
mensaje debe ser captado por el (la) destinatario(a) sin dificultad. Para ello es necesario:
·
Expresarse mediante oraciones cortas, precisas y
claras.
·
Estar pendiente, a medida que escribe, del
comienzo de la oración para continuarla con la respectiva concordancia,
especialmente con el uso de los tiempos verbales.
·
Evitar vocablos ambiguos.
·
No abusar del pronombre.
·
Hacer uso correcto de los gerundios.
·
Evitar el
exceso de adjetivos.
·
Evitar las expresiones incompletas, el uso de
palabras superfluas e innecesarias.
·
Evitar el empleo de circunloquios o rodeos de
palabras.
·
Evitar el uso de vocablos "gastados,
manoseados".
Una carta debe ser concisa, escrita de manera
natural y sencilla, además de coherente.
¿Qué significa esto?
Concisión
Cada frase que se escriba debe contener ideas
claras y precisas. Si se quiere que el destinatario lea con agrado la
carta, no deben usarse dos o tres palabras cuando éstas puedan ser remplazadas
por una. La oración puede ser más larga o más corta; pero, siempre
concisa. Esto no quiere decir que sea breve. Concisión es la
expresión de los conceptos con la menor cantidad de palabras posibles y con
la mayor exactitud.
Si se quiere lograr concisión, se debe:
·
Revisar lo que escribe.
·
Eliminar las expresiones inútiles.
·
Evitar la repetición de ideas.
·
No anunciar lo que va a decir: decirlo.
·
No perderse en detalles, ir directamente al asunto.
·
Evitar el lenguaje telegráfico y las aclaraciones
inútiles.
Sencillez y naturalidad
La redacción moderna, se caracteriza por la llaneza
o ausencia de afectación. Esto implica un acercamiento lógico a la naturalidad
propia de la conversación, aunque con las limitaciones inherentes al lenguaje
escrito.
Coherencia
En una carta, la coherencia es la forma delicada de
expresar una idea en determinado momento. Una carta debe contener los elementos
de información necesarios para no dar ocasión a conjeturas y dificultades.
Tan esencial es la exactitud en la correspondencia, que muchas ventas,
convenios y operaciones distintas se malogran por la imprecisión, vaguedad y
confusión de lo expuesto en cartas y documentos.
Partes
de una carta
·
Localidad
y fecha: Si
se dirige al extranjero, la localidad debe contener el nombre de la ciudad o
provincia y del país, si no, lleva solamente el de la ciudad.
Cartago, 25 de julio de 2008. Nótese que entre la localidad y la fecha se
escribe coma.
Cartago, Costa Rica, 25 de julio de 2008. En caso de que se dirija al extranjero.
La fecha consta del día, mes y año (en ese orden).
·
Dirección:
Consta
del nombre y de la dirección completa del destinatario. Si este posee título o desempeña algún cargo,
debe indicarse.
Señor
Edgar Barrantes
Gerente
Inversiones Costarricenses
Cartago, Costa Rica
·
Saludo.
Expresión de cortesía que sirve para establecer comunicación con el
receptor. Se escribe debajo de la
dirección, dejando unas líneas. Este
dependerá de la amistad y confianza que se tenga con él.
·
Cuerpo
de la carta.
No ha de ser muy extenso. Puede
constar de uno o varios párrafos. Cada
párrafo debe desarrollar una idea diferente.
En el primer párrafo debe introducir el asunto, en el segundo o los que
siguen, plantear la solicitud concreta.
Se recomienda que una carta no tenga más de cuatro párrafos, y que todos
se refieran al mismo tema o asunto.
El texto se escribe a espacio sencillo y se deja doble
espacio entre un párrafo y otro. Las cartas breves pueden escribirse a
doble espacio y se deja sangría al inicio de cada
párrafo.
Si la carta requiere más de una página, en cada una debe
indicarse el número de página, el
destinatario y la fecha. Ejemplo:
Página 2
Lic. Edgar González Saborío
3 de junio de 2010
No se debe dividir la última palabra
de una hoja, ni dejar sola la frase de despedida o la firma para la página final.
·
Despedida: Se refiere a una frase
cortés o a un párrafo sencillo con que termina la carta. No se deben usar abreviaturas. Las despedidas deben ser breves y sencillas.
Se
recomienda no utilizar fórmulas como las siguientes (para saludos o
despedidas):
-
Agradeciéndole por anticipado; Agradeciéndole de antemano la atención que ésta le merezca y dándole las gracias por
todo.
-
Con nuestra consideración, quedo de usted...
-
Quedo atento y seguro servidor
-
La presente tiene por objeto
-
Le suplicamos
-
A la mayor brevedad posible
-
Rogándoles
-
Nos reiteramos gustosos
Sean
mis primeras líneas portadoras de un cordial saludo, deseándole éxito en sus delicadas funciones
La
presente es para saludarlo a usted y su familia, deseándole éxitos
Muy señor nuestro y amigo...
Con la mayor brevedad posible nos envía...
Con las muestras más sinceras de consideración y respeto,
Me despido de usted, atentamente...
Me suscribo de usted con consideración y respeto
Algunas formas más apropiadas pueden
ser:
En atención o en respuesta a su nota, le informo que...
Me complace informarle que...
Recibí...
Espero...
Atentamente
Cordialmente
Sinceramente
Agradeceré su apoyo
·
Firma. La firma debe ser
manuscrita. Debajo de ella se escribe el
nombre completo de la persona que la envía, a la par o debajo se indica el
nombre del cargo. Los grados académicos
no se incluyen en la firma manuscrita.
Ejemplo:
(Firma manuscrita)
Manuel Mora Serrano
Estudiante
Normas de puntuación y
presentación de las cartas
A la hora de usar los signos de
puntuación en necesario aplicar las reglas estudiadas para el uso del punto y
seguido, la coma, el punto y coma, dos puntos, etcétera. Además es necesario tener en cuenta los tres
sistemas generales de puntuación, que según la teoría de redacción comercial
existen para las cartas. Esta son:
abierta, cerrada y mixta.
El
sistema de puntuación abierta no utiliza ningún signo de puntación después de
la línea de la fecha ni al final de las líneas de la dirección (a menos que
alguna termine con una abreviatura). No se utilizan signos de puntuación
después del saludo, la frase de despedida ni las líneas de la firma.
El sistema de puntuación cerrada
lleva punto al final de la línea de la fecha, usa coma después de cada línea de
la dirección y punto en la última. Se
utilizan dos puntos después del saludo, coma después de la frase de despedida y
coma al final de cada línea de la firma (menos en la última que lleva punto).
El sistema de puntuación mixta no
lleva signo después de la fecha ni al final de las líneas del bloque en la
dirección. Emplea dos puntos después del
saludo, utiliza coma al final de la despedida y elimina los signos al final de
las líneas del bloque de la firma.
Se recomienda utilizar
el sistema de puntuación mixta.
La disposición de los elementos de
la carta puede ser muy variada. Se recomienda la presentación que se muestra
en el ejemplo que aparece más adelante, en la cual según se puede observar,
todas las líneas (desde la fecha hasta la firma) se alinean a la izquierda,
junto al margen. Se deja sangría al
inicio de cada párrafo. El interlineado
debe ser sencillo, y se deja doble espacio entre los párrafos.
Carta de oferta de
servicios o solicitudes de trabajo
Este tipo de cartas busca despertar
el interés del empleador por los servicios que se le ofrecen y conseguir una
entrevista. Es por esto que esta debe
ser persuasiva y estar muy bien elaborada.
Para elaborar esta carta se debe tomar
en cuenta lo que se señaló. Si la carta
es respuesta a un anuncio publicado en los periódicos, en ella, se debe
mencionar el nombre del periódico en que el anuncio se publicó, el nombre del
puesto anunciado y la fecha de publicación.
Estas cartas suelen ser breves y se
les adjunta un currículo amplio y detallado.
Ejemplo
de carta
Cartago,
15 de mayo de 2009
Lic.
José Jacinto Brenes
Molina
Director
Escuela Ciencias del
Lenguaje
Instituto Tecnológico
de Costa Rica
Estimado señor:
Soy estudiante de la carrera
Ingeniería en Computación. Por error no
matriculé el curso Comunicación Técnica.
Me
he enterado de que aún hay cupos disponibles en el grupo 08 que se imparte los
lunes y jueves de 3 a 5 p.m. En esos
días y a esa hora no tengo matriculado ningún curso.
Le
solicito su autorización para que se me incluya como estudiante de ese grupo.
Atentamente,
Mario Martínez
Acuña
Carné 2010986
Ejemplo
de una carta de oferta de servicios
|
COSTA RICA
27 de Noviembre de 2009
El Empleo.com
|
|
|
Empresa
|
Estudios Técnicos Interdisciplinarios
|
|
Perfíl
|
Estudios Técnicos Interdisciplinarios S.A.
|
Título
|
DOCENTES
|
|
Descripción
|
Interdis Estudios Técnicos Interdisciplinarios
S.A. requiere contratar: Docentes en preescolar bilingüe, primaria, primaria
bilingüe y secundaria (inglés, música, computación, religión, matemática,
español, ciencias, estudios sociales, orientación).
|
|
Requisitos
|
Estudios y experiencia en su área de especialidad.
Deseable haberse reclutado en el MEP. Se ofrece estabilidad laboral,
incentivos, salario escolar.
|
|
Ciudad
|
SAN JOSÉ
|
Fecha
de publicación
|
27/11/2009
|
Moravia, 28 de
noviembre de 2009
Señores
Estudios Técnicos
Interdisciplinarios
San José
Estimados señores:
Al revisar la página elempleo.com me he enterado de que
ustedes requieren docentes de diferentes especialidades para laborar en su
institución.
Poseo el título de Bachiller en la Enseñanza del Español,
tengo cuatro años de experiencia como profesora de la especialidad. En julio me recluté como oferente en el
Ministerio de Educación Pública. Me interesa la estabilidad laboral que ustedes
ofrecen.
Tengo mucho interés en conocer más de su institución.
Adjunto mi currículo con el objetivo de que ustedes me puedan contactar para
una entrevista en la cual yo pueda conocer más de esa institución, así como
ustedes de mis intereses y aptitudes para el puesto.
Atentamente,
Profa. Maribel Castillo Méndez
3.1.2 El currículo
Un currículo contempla los datos
biográficos, los estudios y la experiencia de una persona que quiere desempeñar
un puesto específico.
Este documento permite valorar
rápidamente la preparación e idoneidad de una persona y conocer su experiencia
y las etapas importantes de su carrera.
Debe ser veraz, ordenado y estar escrito sin tachaduras ni enmiendas.
Contiene las siguientes
partes:
·
Datos
personales: Nombre y apellidos, fecha y lugar de
nacimiento, nacionalidad, estado civil, dirección (geográfica y electrónica),
número de teléfono.
·
Estudios
realizados: Lista de estudios cursados desde el más
elevado hasta concluir con la primaria.
Cursos de especialización, idiomas, manejo de programas computacionales.
·
Experiencia:
Lista
cronológica de los empleos desempeñados (del presente al pasado), nombre de los
cargos, fecha de cada empleo, nombre y dirección del empleador.
·
Publicaciones,
ponencias, conferencias: Títulos o temas y revistas en que
fueron publicadas o congresos o lugares en que fueron expuestas.
·
Distinciones
recibidas: nombres, motivo y quién las otorgó.
·
Asociaciones
a las que pertenece: Nombre, fecha de ingreso y participación
como directivo o socio.
·
Referencias:
Nombre
de personas que podrían recomendar al solicitante.
CURRÍCULO
I.
Datos personales
·
Nombre: Maribel Castillo Méndez
·
Domicilio: Costa Rica.
San José. Goicoechea.
·
Teléfonos.
2285-55-55 .Celular. 8877-88 - 26
·
Dirección electrónica:
maca@gmail.com
II.
Estudios
realizados
·
Bachillerato en la Enseñanza del Castellano y Literatura. Universidad de Costa Rica.2000.
·
Conclusión de Estudios Secundarios. Liceo de Moravia. 1999
·
Conclusión de Estudios Primarios. Escuela Porfirio Brenes Castro. 1994
Otros Estudios
a. Inglés
·
Curso. “Manejo
instrumental del Inglés I”. Universidad
Nacional.
I – 2002
·
Curso. “Inglés
Modular I”. . Fundación Tecnológica de
Costa Rica. 32 horas. 2003
·
Curso: “Inglés I
Nivel de Principiantes”. Universidad de Costa Rica. 60 horas.1997 II etapa
de Principiantes”.2004. 48 horas
b. Herramientas informáticas
·
Curso “Word para Windows” 32 horas.
Abril - Mayo
2000. Fundación Omar Dengo.
·
Curso “Internet”. 12 horas. Agosto-Setiembre 2000.
Fundación Omar Dengo.
·
Curso “Ambiente
Windows” 32 horas. Setiembre 2000.
Fundación Omar Dengo.
III.
Publicaciones,
Ponencias y Conferencias
·
“Metodologías
innovadoras para la enseñanza de la escritura e el III y IV Ciclo”. En Revista Umbral. Colegio
de Licenciados y Profesores. I Semestre 2009.
San José Costa Rica.
·
Congreso Educativo. “Respuestas Educativas en el Contexto
Actual”. 16 al 19 de Julio del 2008.Universidad Interamericana de Costa Rica.
Ponente. “Mis experiencias como
docente de lengua materna”
·
“Encuentro Académico Edunova
2005. “Aprendizaje por proyectos y
tecnologías digitales. Un enfoque para
el desarrollo del pensamiento crítico y la colaboración” 8 de Octubre del
2007. Participante
·
I Congreso Anual ADA 2006.
“Conquistar la lectura: un reto y
una aventura”. San José, Costa
Rica. Setiembre 26, 2006. Participante
·
XIII Congreso
Internacional de la Asociación Linguística de y Filología de América Latina
(ALFAL). 18 al 23 de febrero del 2002. Universidad de Costa Rica.
Participante
IV.
Experiencia
profesional
Puesto: Profesora
de Español
Tiempo laborado: 4 años
Colegios:
Sistema Educativo Saint
Clare. 2006-2007
Liceo Laboratorio de la
Universidad de Costa Rica. 2008-2009
V.
Distinciones
recibidas
Promedio de Honor. Universidad de Costa Rica. 2006
VI.
Asociaciones a las que pertenece
Colegio de Licenciados y Profesores en Ciencias y
Letras.
Fecha de ingreso: 2005
VII.
Referencias
MSc. Carlos Luis Rioja. Director. Colegio Saint
Clare. Teléfono: 2277-1455
Licda. Maritza Venegas. Directora. Liceo
Laboratorio de la Universidad de Costa Rica. Teléfono: 2235-1457
3.1.3 El Memorándum
Es un mensaje breve que tiene por objetivo transmitir
alguna información importante a los miembros de una empresa, agrupación o
institución. Es una comunicación de uso
interno. Pueden enviarse a un solo destinatario o a muchos al mismo tiempo.
Sirven para comunicar decisiones, órdenes, innovaciones,
permisos, nombramientos, reemplazos, charlas, reuniones, cursos de
capacitación, recordar asuntos importantes, transmitir o solicitar
informaciones.
El formato del memorando puede variar de una organización
a otra, pero siempre debe tener los siguientes elementos:
·
La palabra MEMORANDO O MEMORANDUM (en latín) impresa con letras mayúsculas en
un lugar destacado de la hoja.
·
Encabezamiento, el cual está constituido
por la palabra A o PARA, DE, ASUNTO y FECHA, impresas en la parte superior
del papel, ya sea en el centro o en dos columnas.
Ejemplo
MEMORANDO
PARA: Estudiantes de Comunicación Técnica
DE:
ASUNTO:
Charla
·
Cuerpo
o mensaje. Es el texto
de la comunicación. Se escribe tres o
cinco líneas abajo del
encabezamiento. Se debe redactar en tono
impersonal y sin frases protocolarias.
Debe ser breve, cortés y objetivo. La idea principal va expresada en el
primer párrafo y en los siguientes se agregan datos explicativos o de
apoyo. El mensaje puede concluirse con
una solicitud de realización de determinada acción. La presentación de los
párrafos al igual que en las cartas, se alinean a la izquierda, junto al margen
(desde la fecha hasta la firma). No se
deja sangría en ninguna de sus partes, las líneas de cada párrafo están a
espacio sencillo y se deja doble espacio entre los párrafos. No se escribe
saludo ni frase de despedida. La firma
se coloca debajo del mensaje o a la par de la línea del emisor. No hay que aclarar la firma(en caso de que
sea ilegible) ya que en el encabezado aparece la información correspondiente.
Ejemplo de memorando
MEMORANDO
PARA: Estudiantes de Comunicación Técnica
DE: M Sc.
Maritza Morales Roldán
Unidad de Servicios
Especializados
Biblioteca José Figueres
Ferrer
ASUNTO:
Charla
Las charlas para estudiantes del curso de
Comunicación Técnica serán impartidas en la Sala de Capacitación de la
Biblioteca, segundo piso. La fecha
correspondiente a cada grupo será comunicada por el docente a cargo.
Cuentan
con 25 cupos por charla.
Agradecemos ser puntuales para poder iniciar a la
hora exacta.
Práctica
1-Redacte un memorando dirigido a su
profesor(a) en la cual le manifieste algún asunto de importancia
relacionado con el curso. Por
ejemplo indique el tema sobre el que versará su examen de diagnóstico, o el
tema sobre el cual le gustaría realizar su proyecto de investigación,
etcétera.
|
[Escriba una
cita del documento o del resumen de un punto interesante. Puede situar
el cuadro de texto en cualquier
lugar del documento. Utilice la ficha Herramientas de cuadro de texto para
cambiar el formato del cuadro de texto de la cita.]
|
3.1.4 El correo electrónico
El aumento en la cobertura de acceso a Internet ha
propiciado el uso del correo electrónico como una herramienta de comunicación
en la vida cotidiana. Hoy se escriben
correos para tratar asuntos de tipo social, laboral, académico, entre
otros.
Al igual que cuando se escribe una carta o un memorando,
la ausencia de gestos, expresiones y
modulaciones de la voz para apoyar nuestros mensajes hace que las palabras, su organización en
oraciones y párrafos, sean las únicas herramientas para lograr transmitir el
mensaje. Es por ello que se hace
necesario usar con precisión el lenguaje escrito.
El formato del correo dispone de un espacio para escribir
el ASUNTO. Es fundamental que este refleje el
contenido. No es recomendable enviar
correos sin indicar el asunto. Si se
generan varios correos a partir de un asunto no los borre, mantenga el
historial de la conversación, así será más fácil para el destinatario recordar
lo que se ha estado planteando. Si sigue
manteniendo una conversación con el mismo destinatario pero sobre otro tema, no
olvide actualizar el asunto.
El mensaje debe ser breve, esto aumenta la probabilidad
de que sea leído por sus destinatarios.
Sus palabras y contenidos lo representan a usted. Revise y edite sus palabras e imágenes antes
de enviarlas. No conteste correos
cuando esté enojado y si tiene duda del tono con el cual escribió el mensaje,
no lo envíe, guárdelo y revíselo más tarde. El mal uso de la gramática y la ortografía, el uso de argumentos inconexos
y lenguaje confuso va a perjudicar la comprensión del mensaje y su imagen.
Recuerde que
Internet permite que sus mensajes sean enviados a otros destinatarios,
así que es conveniente que no escriba nada que no podría sostener frente a
frente.
Las letras mayúsculas se pueden usar para enfatizar algún
asunto, pero NO escriba todo en mayúscula, esto se puede interpretar (en la
red) como que usted está gritando.
No divulgue correos que le fueron enviados en forma
privada. Solo envíe copias de sus
correos a aquellos que están involucrados de manera directa o indirecta en lo
que ahí se menciona. Utilice las copias
ocultas solo para evitar la divulgación de direcciones electrónicas de otras personas (que no lo hayan
autorizado). No utilice una copia oculta
para divulgar lo que otra persona
escribe sobre algún asunto, sin que ella lo sepa. Cuando responda a un mensaje enviado a varias
personas, responda sólo a aquellas que necesitan conocer su respuesta. La
función Responder a Todos, disponible en muchos programas de correo electrónico,
puede ser útil, pero también genera correo electrónico innecesario.
Antes de
exponer el asunto sobre el que escribe, no olvide saludar y al terminar el
mensaje no olvide incluir su nombre y datos para que lo puedan ubicar. Si se generan varios correos sobre un mismo
asunto no es necesario que cada mensaje tenga un saludo inicial (al igual que
en una conversación).